Hoe werkt RGS+?
RGS+ is opgebouwd uit modules, waardoor het volledige proces helder en inzichtelijk is. Hierdoor kun je eenvoudig je weg vinden binnen het softwarepakket. Uiteraard staan wij altijd klaar om je te helpen bij eventuele vragen. Zo krijg je van ons standaard een online demonstratie van de software. Op die manier haal jij het meeste uit RGS+.
Wil je meer weten over de verschillende modules binnen RGS+? Klik dan verder op een van de onderstaande iconen. Wil je graag weten wat RGS+ onderscheidend maakt van andere partijen? Lees dan ons uitgebreide blog met info en tips.
Bent u opdrachtgever en wilt u graag meer informatie over RGS+? Download dan via onderstaande button onze informatieve presentatie speciaal voor opdrachtgevers.
Object
De object module staat centraal en vormt de basis van de applicatie. In deze module worden allerlei algemene gegevens van het object vastgelegd. Denk hierbij aan het complexnummer, adressen, foto’s van het object, de locatie op de kaart en objectkenmerken zoals bouwjaar, type, grootte, toegankelijkheid enz.
In het dashboard kunnen objectfilters worden gemaakt op basis van deze kenmerken. Dit is handig om het bezit makkelijk te filteren, bijvoorbeeld voor corporaties die deelnemen aan de Aedes benchmark. ).
Ook kunnen losse bestanden (Word, Excel, Pdf, enz.) makkelijk worden geüpload bij het object. De bestanden zijn vervolgens voor alle betrokken partijen te downloaden waardoor een externe Dropbox of SharePoint niet nodig is.
Op overzichtelijke wijze worden de gegevens opgeslagen bij het object en zijn voor alle betrokken partijen, opdrachtgever en uitvoerende bedrijven, beschikbaar.
Vanuit het object kun je naar verschillende processtappen. Denk hierbij aan de strategische uitgangpunten, kwaliteit en prestatie-indicatoren, hoeveelheden inventarisatie, risico inventarisatie, inspecties, monitoring op KPI’s, meerjaren plannen en uitvoering en monitoring van werkzaamheden.
Strategie
De strategie module maakt het mogelijk om Resultaat Gericht te Samenwerken. De essentie van een RGS samenwerking is om een uitvoerend partner al vroeg mee te laten denken in lange termijn onderhoudsplannen op basis van de strategische uitgangspunten van de opdrachtgever. Vervolgens worden afspraken gemaakt op basis van budget en kwaliteit.
In deze module kan de vastgoed eigenaar het strategisch voorraadbeleid vertalen naar een complexstrategie door middel van een praktische vragenlijst met diverse ambitiethema’s. Het resultaat is een overzichtelijk en concreet document met een gespecificeerde uitvraag die aansluit bij de strategie van de vastgoedbezitter.
Vanuit de strategie wordt een kwaliteit gedefinieerd. Er zijn drie kwaliteitsniveaus: basis, goed en uitstekend. De kwaliteit is, per discipline, onderbouwd met beeldmateriaal en omschrijving.
Vanuit de kwaliteit is een vertaling gemaakt naar meetbare en concrete prestatie-indicatoren. Hiermee wordt een kwaliteit gedefinieerd waar het object gedurende de hele exploitatieperiode minimaal aan moet voldoen.
Uiteraard is het mogelijk om de voor gedefinieerde kwaliteit en prestatie eisen naar eigen inzicht aan te passen, zowel in de basis als op complexniveau.
Deze module is een aanrader voor iedereen die de term resultaat gericht serieus neemt en ook daadwerkelijk wil sturen op budget en kwaliteit.
Team
De team module maakt het mogelijk om andere partijen te koppelen. Er zijn verschillende soorten samenwerking mogelijk. Dit kan een samenwerking zijn tussen de opdrachtgever en het uitvoerend bedrijf. Vaak is er dan sprake van een één-op-één relatie voor het onderhoud.
Voor een opdrachtgever met meer panden/complexen kan het ook een samenwerking zijn met een aantal vaste onderhoudspartijen. Het bezit wordt vaak verdeeld onder een aantal vaste partners. Dan is het belangrijk om het onderhoud op een eenduidige wijze uit te zetten. Partners moeten ook het onderhoud op eenduidige wijze aanleveren zodat de verschillende complexen goed te vergelijken zijn. Indien er wordt gewerkt met vaste prijzen (prijzenboek) dan is het belangrijk dat de prijzen op één centrale plek worden beheerd en beschikbaar komen voor de uitvoerende partijen.
Het is ook mogelijk om met meerdere partijen samen te werken bij het zelfde complex. Bijvoorbeeld als disciplinair team voor de wat meer complexere vraagstellingen en verbeter trajecten.
Welk type samenwerking ook van toepassing is, in alle gevallen moeten de betrokken bedrijven worden benoemd. De levert een praktisch overzicht van bedrijven met contactpersonen, maar hiermee wordt het bedrijf ook gemachtigd om toegang te krijgen tot het object.
De module is een must voor iedereen die de regie wil hebben op het onderhoud.
Inventarisatie
Onder inventarisatie wordt verstaan welke elementen aanwezig zijn en hoeveel. Vervolgens kan er een splitsing worden aangebracht die logisch is voor het vervolg onderhoud. Denk hierbij aan een splitsen op basis van dakvlakken, een splitsing van gevels op basis van oriëntatie (wel of niet weerbelast) of verschillende ruimten in het object. Hierbij is elk bedrijf/discipline vrij om een eigen structuur op te bouwen.
Naast de hoeveelheden worden ook de risico factoren in kaart gebracht. Niet elk object is immers hetzelfde. Door een inventarisatie van de risico factoren kan het onderhoudsplan worden opgesteld. Bij veel negatieve invloeden zal er meer/vaker of intensiever onderhoud nodig zijn en bij veel positieve invloeden juist andersom. In de applicatie zijn de factoren die de meeste invloed hebben op het onderhoud als een meerkeuze checklist in te vullen.
Inspectie
Voor het beoordelen van de huidige staat van onderhoud van een object is de inspectie module een must. Op basis van de aanwezige elementen kan een inspectie worden uitgevoerd op basis van de NEN2767. Dit is en norm waarbij de kwaliteit wordt gewogen op basis van de geconstateerde gebreken. Meer gebreken is minder kwaliteit en een hogere NEN score (NEN 1 = uitstekend, NEN 6 is zeer slecht)
Op basis van de ernst, intensiteit en omvang wordt automatisch de juiste NEN score berekend. De ernst van een gebrek is al ingevuld conform de NEN2767. De intensiteit is niet concreet omschreven in de NEN2767 maar in de applicatie is met behulp van beeld en omschrijving dit concreet gemaakt. In de inspectie zelf hoeft alleen maar per element de omvang te worden aangegeven. Vervolgens wordt automatisch de juiste NEN score berekend.
Vervolgens is het ook mogelijk om op basis van wegingsfactoren de NENscore van een element te aggregeren naar een score op complex niveau.
Tijdens de inspectie wordt ook getoetst op de eerder ingestelde KPI’s Het inspectierapport toont op overzichtelijke wijze wat er per onderdeel aan de hand is, de berekende NEN score en of het element voldoet aan de vooraf ingestelde KPI’s. Middels kleuren is direct inzichtelijk of een gebrek structureel in het begin stadium voor komt of juist incidenteel in het eindstadium. Beide kunnen wel de zelfde NEN score hebben.
Scenario keuze
In het scenario wordt een onderhoudsplan opgesteld. De gegevens uit de eerdere stappen worden overgenomen in een schema. Hierbij wordt per element aangegeven welke maatregelen in welke jaren plaats vinden. Het uitgangspunt is dat het hele object in kaart wordt gebracht en niet alleen de delen die direct onderhoud behoeven. (object georiënteerd in plaats van activiteit georiënteerd)
In het scenario is ruimte voor extra regels zoals aanvullende (energetische) verbeteringen, preventief ondergrondherstel enz. Het is een calculatie, maar dan gelijk voor de complete exploitatieperiode.
Ook kunnen extra kosten, zoals bouwplaats kosten, klimvoorzieningen, enz. als aparte regels onder het subtotaal worden ingevoerd.
Een scenario kan eenvoudig worden gekopieerd een aangepast zodat het bedrijf meerdere varianten kan optellen.
De verschillende scenario’s zijn onderling makkelijk te vergelijken door een scenariovergelijk. Hierin worden de scenario’s en budget in één grafiek getoond. Dat kan als kosten per jaar en kosten cumulatief. Met één druk op de knop zijn de kosten te indexeren (met een fictieve index) en/of netto contant te maken.
Opdracht en uitvoering
Met opdracht wordt een definitieve keuze gemaakt voor één van de scenario’s. De opdracht is vanuit opdrachtgever en uitvoerend bedrijf te tekenen. Daarmee wordt het object vast gezet en kunnen er niet eenzijdig wijzigingen worden aangebracht in hoeveelheden of onderhoudsplannen. Het is natuurlijk wel mogelijk om plannen te herzien, maar dat is dan altijd in gezamenlijk overleg met beide partijen.
Alle wijzigingen gedurende de looptijd van de opdracht worden automatisch vastgelegd in een logboek. Afspraken liggen eenduidig vast in het systeem en zijn niet meer alleen bij enkele personen bekend. Ook in de uitvoering en monitoring zijn diverse afspraken vast te leggen die tussen opdrachtgever en uitvoerend bedrijf worden gemaakt.
De opdracht en uitvoering is heel duidelijk geen vervanging van eigen bedrijf software maar zorgt voor de communicatieve zaken tussen de verschillende bedrijven.
