Wat is een Meerjarenonderhoudsplan? (MJOP)

RGS+ onderscheidt zich ten opzichte van andere RGS software door een goede meerjarenprognose mét verschillende scenario’s. Deze meerjarenprognose is onder andere vast te leggen in een Meerjarenonderhoudsplan, kort ook wel een MJOP genoemd. Het opstellen van zo’n MJOP heeft veel voordelen, zowel voor de uitvoerende bedrijven als de opdrachtgever. Deze voordelen en alle andere informatie over een MJOP en hoe er gebruik van te maken lichten we voor je toe.

Wat is een Meerjarenonderhoudsplan?

Het opstellen van een MJOP begint met een stukje inventarisatie. Wat zit er allemaal aan het gebouw? Zitten er bijvoorbeeld wanden in en hoeveel daken en kozijnen zijn er? Deze details noteren we allemaal. Vervolgens geven we in het onderhoudsplan aan wat je wanneer met welk onderdeel wilt doen. Wanneer hebben de daken onderhoud nodig en hoe vaak? Dit kan het jaarlijks reinigen van het dak zijn, maar ook het onderhoud op langere termijn leg je vast. Denk daarbij aan het vervangen van de voegen eens in de x aantal jaar. Dit is niet jaarlijks nodig, maar het is – na de inventarisatie – wel duidelijk dat dit bijvoorbeeld binnen 10 jaar moet gebeuren. Ook dit leg je vast in een MJOP.

Voor alle partijen is het natuurlijk prettig om te weten wat er wanneer moet gebeuren. Op deze manier is er ook een duidelijk beeld van het kostenplaatje. Dit ben je per jaar kwijt, dit is het schema. Voor de opdrachtgever is het duidelijk wanneer het werk op de planning staat en voor de uitvoerende bedrijven geeft een goede en reëel planning werkzekerheid.

Voor wie is een MJOP interessant?

Een MJOP is eigenlijk voor alle betrokken partijen interessant. Het uitvoerend bedrijf weet bijvoorbeeld waar het aan toe is. Er zit een tijdsplanning bij, waardoor er een duidelijke indeling van de tijd is voor alle betrokken partijen. Dit is ook het idee van RGS. Je maakt plannen en bedrijven weten wat ze gaan doen en welke werkzaamheden er zijn. Zo weet ook het uitvoerend bedrijf wat ze moeten inplannen. Er zit daarmee ook vrijheid in de planning voor hen. Ze weten dat het in dat jaar uitgevoerd worden, maar er zit geen vaste tijd aan gekoppeld. Mocht er bijvoorbeeld in het najaar meer tijd zijn in de planning, dan pakken ze dat als moment. Dit zorgt voor een stukje werkzekerheid. Daarnaast kan er op deze manier een goede inschatting gemaakt worden van de benodigde werkvoorraad. Voor de opdrachtgever betekent dit dat ze van tevoren weten wat er aan het complex gedaan moet worden. Op die manier zijn de kosten vooraf duidelijk en ontstaat er geen budgetoverschrijding. Je creëert zo dus duidelijkheid, zonder het risico op hogere kosten. Zowel het te hoog als het te laag inschatten van het budget levert namelijk problemen op.

Hoe lang is een MJOP geldig?

Het is heel gebruikelijk dat een MJOP voor een langere periode wordt vastgelegd. Denk hierbij aan zo’n 7 – 50 jaar. Daarbij is het vrijwel nooit zo dat we over die hele periode een planning maken en opdracht verlenen. Meestal staat het per jaar vast. Ook omdat er op die manier een mogelijkheid is tot schuiven. Stel dat er een nieuwe wetgeving komt, bijvoorbeeld alleen van toepassing op sociale huurwoningen, dan wil je daar uiteraard niet voor 10 jaar aan vastzitten.

Hoe ziet een MJOP eruit?

In de software is het Meerjarenonderhoudsplan interactief. Van boven naar beneden zie je een opsomming van je maatregelen. Deze worden weergegeven in een bepaalde gelaagdheid, denk voor- en achtergevel. Eigenlijk kun je alles wat je kunt inventariseren ook zien in de MJOP. Na deze inventarisatie zet je dit weg in de jaren. Hoe vaak pakken we een bepaald element aan. Stel je hebt als element de achtergevel geïnventariseerd. In jaar x heb je een specifiek bedrag daarvoor. Wanneer zet je dit bedrag dan in en wat ga je ervoor doen? Per jaar geef je dus bij elk element aan wat de maatregelen zijn.

In het scenario gedeelte zie je dan uiteindelijk hoeveel kosten er bijvoorbeeld voor het jaar 2021 zijn. Hierbij moet men rekening houden met de kosten onder aan de streep, zoals bouwplaatsinrichting, klimvoorziening en een stukje winst en risico. Dit zijn extra kosten die gemaakt kunnen worden.

Een groot voordeel van de software van RGS+ is dat alle berekeningen automatisch worden gemaakt. Bij veel bedrijven moeten berekeningen waarbij bijvoorbeeld een deel hoog- en een deel laagtarief is nog met de hand worden berekend. Veel software is namelijk niet geschikt voor het maken van deze berekeningen. Bij de software van RGS+ heb je dit probleem niet. Wij maken automatisch de berekening tussen hoog en laag btw tussen de direct kosten. Een ander groot bijkomend voordeel van onze software is het feit dat je verschillende MJOP’s met elkaar kunt vergelijken. Zo kun je altijd inzien welk scenario voor jou het beste werkt.

Waar moet een MJOP aan voldoen?

Een MJOP moet een compleet overzicht bevatten van alle onderdelen van het gebouw. Deze worden tijdens de inventarisatie genoteerd en zullen worden vastgelegd voor de jaren die daarop volgen. Uiteraard worden eventuele veranderingen, denk aan een nieuwe uitbouw of dakkapel, toegevoegd aan de eerder gemaakte inventarisatie. Daarnaast worden ook de elementen meegenomen die dat jaar geen onderhoud kennen, maar jaren later wel. Hierdoor is er voor alle partijen een goed inzicht in de planning op korte en lange termijn.

Het Meerjarenonderhoudsplan brengt daarnaast het bezit in kaart. Denk daarbij aan de buitenschil, zoals puien, gevels en daken. Maar ook binneninstallaties kunnen worden meegenomen. Vervolgens stel je jezelf de vraag of je alles in beeld hebt wat onderhoud behoeft. Heb je dit, zo ja en wanneer wordt het onderhoud uitgevoerd? In een MJOP moet dus niet enkel het onderhoud specifiek voor dat jaar staan, maar juist ook over een lange termijn.

Daarnaast is het belangrijk dat er een duidelijk beeld is van de toekomst van het bezit. Wat wil je met het gebouw? Blijf je het onderhouden, maar is het na 10 jaar rijp voor de sloop? Of blijf je het 10 jaar onderhouden en heeft dat als resultaat dat het dan een topgebouw is? Ook deze vragen en vooruitzichten leg je vast in een MJOP.

Het is daarbij belangrijk dat je een plan ten alle tijden kunt bijstellen. Stel dat je na 5 jaar voor een uitbouw kiest, dan moet een MJOP hier uiteraard op aan te passen zijn. Heeft de uitbouw ook invloed op de al bestaande delen? Welk onderhoud vraagt de uitbouw in de komende periode? Daarnaast blijft de bouw en alles daaromheen zich natuurlijk continu ontwikkelen. Er zullen innovaties zijn waardoor je op een slimmere manier kunt onderhouden. Dit kan geld en tijd besparen. Ook de veranderingen die deze innovaties met zich meebrengen, moet je meenemen in een MJOP. RGS+ kan hier met de software altijd op inspelen.

Aansluitend op een MJOP, heb je de Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). De MJOB toont het financiële plaatje. Wat gaat er in het jaar gebeuren en vooral welke kosten worden daarbij gemaakt. Hoe ziet de begroting er voor dit jaar uit en zit je daarmee ook goed voor de daaropvolgende jaren. Hoeveel geld is er dit jaar te besteden en past dit allemaal binnen het plaatje? Je kunt bijvoorbeeld een overschrijding hebben wanneer je meer doet dat vooraf begroot. Op dat moment kun je besluiten de helft van de complexen wel te doen en de rest door te schuiven naar een later moment. In een MJOB heb je altijd een up-to-date en duidelijk overzicht van de begroting. Op die manier speel jij snel en eenvoudig in op eventuele veranderingen.

Is een MJOP geschikt voor een kleine VVE?

Om een kort antwoord te geven; ja, een MJOP is zeker geschikt voor een kleine VVE. De software van RGS+ is bijvoorbeeld geschikt voor de vastgoedbezitter die meerdere objecten heeft, mede omdat het mogelijk is om zelf meerdere partijen te koppelen. Zo kun je ook als kleine VVE eenvoudig overzicht houden. Als voorbeeld het opstellen van een MJOP. Met RGS+ is de samenwerking tussen de verschillende partijen overzichtelijk en eenvoudig. Een onderhoudsbedrijf zet in dit geval een MJOP in het schema van de kleine VVE. Vervolgens kan er door alle partijen een export worden gemaakt in Excel. De kleine vve kan eenvoudig de planning en bijbehorende gegevens inzien.

Benieuwd hoe een MJOP voor jou interessant kan zijn en welke meerwaarde het heeft? Neem dan gerust contact met ons op en we lichten het graag voor je toe.